Cómo prepararte para una reunión de gobierno corporativo

Ser elegido como miembro de un Consejo de Administración o Junta Directiva, sin importar el tamaño de la organización, es un gran honor. Quiere decir que las personas en ella respetan tu conocimiento y confían en ti lo suficiente para que participes en decisiones estratégicas.

Pero esta confianza viene con una gran responsabilidad, y en el nivel más básico implica que debes prepararte para cada reunión lo mejor que puedas. Así serás el miembro más comprometido, involucrado y efectivo que puedes ser.

Si no sabes cómo hacerlo, o si has estado en este juego por tanto tiempo que perdiste el rumbo, considera los siguientes pasos.

1. Confirma tu asistencia

Es una cosa muy sencilla, pero para tu secretario será muy importante. La cortesía de decir “Sí” o “No” significa que el resto de los miembros y el secretario pueden planear la agenda con mejor información, y que sabrán con anticipación si habrá quorum.

Además, si tienes invitaciones digitales, lo puedes hacer con un solo clic.

2. Tómate el tiempo de leer la minuta de la reunión anterior.

Las actas de reuniones previas son el punto de partida para cada una de las reuniones. Por ello, asegúrate de leerla una vez más para recordar lo que pasó y entender exactamente dónde comenzarán las discusiones. Además, así recordarás cómo vas con las tareas que te fueron asignadas en ella.

Dependiendo de qué tan detallista sea tu secretario, también te puede ayudar a recordar lo que pasó en las votaciones y cuáles fueron las posturas de tus compañeros.

3. Revisa los temas y documentos de la agenda

¿Recibiste la agenda? ¡Excelente! Ahora puedes prepararte leyendo cada tema, sus documentos adjuntos y preparando comentarios, preguntas o investigando lo que consideres necesario.

Si eres el presentador de algún punto, también sabrás cuánto tiempo tienes para tu tema, y podrás asegurarte de que tus compañeros tengan todos los documentos que necesitan para estar listos.

4. Envía retroalimentación, comentarios e ideas

Si al revisar la agenda tienes algo que decir, no dudes de decírselo al secretario.

Así que si, por ejemplo, crees que se necesitan más de 15 minutos para discutir los recortes de presupuesto del próximo año, o que la presentación con las últimas conclusiones del comité de auditoría necesitan una diapositiva más, ¡dilo! Podría mejorar la experiencia de todos los asistentes.

5. Revisa el estado de tus propias tareas.

¿Tienes tareas previas que deben estar terminadas antes de la reunión? Asegúrate de reunirte con los comités necesarias, de obtener los datos que requieres o de hacer las llamadas pendientes.

Si todos los miembros cierran sus tareas o por lo menos actualizan al resto del equipo sobre su estado, la reunión fluirá mucho mejor.