¿Realmente son importantes las minutas? 3 razones por las que la respuesta es “sí”

Las minutas son, quizá, uno de los elementos más tediosos pero más importantes de las reuniones, y en particular de las reuniones de las juntas, consejos y comités. 

Además de ser registros oficiales y legales de las discusiones y decisiones que se tomaron, pueden servir para proteger a la organización y a sus miembros, y tienen usos prácticos que las hacen esenciales para aumentar la efectividad del gobierno corporativo.

¿Quieres saber más? Sigue leyendo. 

1. Las minutas dejan claras responsabilidades

Aunque las votaciones suelen ser consideradas las partes más importantes de las reuniones, sus consecuencias más relevantes son las tareas. Cada tema de la agenda suele culminar con alguien teniendo que hacer algo, y el desempeño futuro del órgano de gobierno depende de que dicha tarea se complete a tiempo. 

Las minutas no solamente dicen qué se tiene que hacer, sino quién tiene que hacerlo y para cuándo, lo que garantiza la rendición de cuentas y, como consecuencia, aumenta la productividad. 

Si anotarlas en las minutas no te basta, considera usar una plataforma integral de gestión de gobierno corporativo que te permita dar seguimiento a las tareas en tiempo real y te deje saber si alguna no se termina a tiempo. 

2. Las minutas ayudan a los miembros ausentes a estar al tanto

Aunque comenzar cada reunión recordando lo que se trató en la anterior es importante como punto de partida, no debe llevar demasiado tiempo.

Si existe una minuta detallada de la reunión previa, los miembros que no asistieron pueden leerla y conocer los detalles de las decisiones tomadas, de forma que se ahorra tiempo y se puede comenzar a pensar en los temas pertinentes con mayor rapidez.

Los miembros que sí asistieron también pueden beneficiarse de ellas, al utilizarlas para refrescar su memoria antes de la reunión, o como apoyo para dar estructura a  la recapitulación inicial.

3. Las minutas aportan protección legal

Estamos seguros de que alguien lo ha dicho: si no está en la minuta, no pasó. Y lo cierto es que llevar registros detallados puede salvar tanto a la organización como a los miembros del consejo de situaciones complicadas.

Aún con las mejores intenciones, a veces se cometen errores o ciertas decisiones no salen tan bien como se esperaba. Por suerte, las minutas llegan al rescate con evidencia de las discusiones, votos y las razones por las que ciertas decisiones fueron tomadas, en un documento que además está firmado por todos los testigos. 

Recuerda: las minutas se consideran documentos legales en las cortes y auditorías, así que es importante asegurarse de que reflejen la realidad con tanta precisión como sea posible.